丸大食品株式会社様

ロースハムやソーセージを始め、レトルト食品からデザートまで幅広く提供し、われわれの食卓を豊かにする丸大食品。安全・安心な食のため、トレーサビリティの取り組みや情報セキュリティ対策に熱心な同社は、メールシステムの老朽化への対応・セキュリティ向上を目指し、TOKAIコミュニケーションズの「OneOffice Mail Solution」を導入した。「ASPの導入は未経験」という丸大食品が、なぜメールASPの採用を決心したのか。

丸大食品といえば、ウインナーの「燻製屋」や、ハム・ベーコンの「うす塩」「朝の食卓」など食肉加工製品を中心に、さまざまな食品を市場に提供していますね。そのほか、「スマイルクッキング」などの惣菜シリーズや、「茶遊館」などデザート系の製品まで幅広く扱っており、丸大食品の製品はほぼ毎日、日本中の食卓に載っていることと思います。ところで多数の消費者に届ける食品を扱うということで、情報システム部門としてシステム全般の管理や情報セキュリティなども工夫されていると思いますが、いかがでしょうか。

石川：各プロセスにおける情報システムの安定稼働及びシステム改善と同様に情報システム部門として注力しているのは、やはり「情報脅威からシステムを守る」というセキュリティへの取り組みでしょう。一口にセキュリティと言ってもさまざまですが、大きく分ければ「システムの正常稼働の保証」と「情報漏えい対策」の2つがあります。特に情報漏えいでは、2005年に個人情報保護法が施行されたのをきっかけに、ノートパソコンの取り扱いを含めて対策を強化していますし、外部からの脅威に対応すべく、ネットワークまわりのセキュリティもしっかり進めています。

そんな背景が、今回メールシステムを「OneOffice Mail Solution」に刷新したきっかけにつながっているのでしょうか。

石川：メールシステム刷新の理由は、大きく3つあります。第1に、それまで使っていたメールシステムが、ソフト／ハード共に老朽化していたこと。サポート期間が2008年10月までだったということもあり、それまでにリプレースが必要だったのです。第2に、旧メールシステムが10年前の仕様であり、メール容量の増加に対処できず、まれに障害が発生することがありました。そして第3に、セキュリティ対策とも関連するのですが、情報漏えい防止があります。それまでは、社員ごとに自分のパソコンにあるメールソフトを利用し、メールデータをダウンロードしていたのですが、もしそのノートパソコンを紛失したり、盗難に遭ったりすると、お客さまやお取引先さまの情報が流出してしまうリスクがあります。これは食品会社だからというより、一企業として見過ごせないセキュリティリスクでした。加えて、メールデータをすべて自分のパソコン内で保管していたため、パソコンリプレースの際に移行作業に負荷がかかるというデメリットもあったのです。これらを解決するため、2007年9月から新しいメールシステムの検討に入りました。

萩原：それまでのメールシステムは、自社内で構築・運用していたので、当初はそのまま自社構築を考えていました。なぜかといえば、「ASPはコスト的に見合わない」と考えていたのです。それで複数のSI会社から、提案をいただいたのですが、その中にASP利用も含まれていました。そこで新たにASPも視野に入れ、再度情報収集を行い、慎重に検討した結果、「自社構築か、ASPか」という形で絞り込んでいき、最終的に4社の提案を検討しました。その中に、TOKAIコミュニケーションズの「OneOffice Mail Solution」もあったのです。

検討するに当たり、外せない機能要件はどのようなものでしたか。

石川：ウイルス対策については、別のデータセンターに一任し、その部分では問題なかったので、まずは「メールサーバ側でデータを保管できる」という仕組みが必要でした。そしてそのデータを、Webメールで利用できるようにしようと考えていたのです。これはASPに限らず、自社構築の場合でも同じ要件で検討していました。

「OneOffice Mail Solution」を知ったきっかけは？

萩原：当初、自社構築を念頭にいろいろ検討したことはお話ししたとおりですが、ある企業からASPの提案を受け、「その選択肢もあるのか」と、自分たちでも探してみたのです。検索エンジンで探す中、ヒットしたのが「OneOffice Mail Solution」でした。そこで早速連絡を取り、提案に参加していただいたのです。

最終的に「OneOffice Mail Solution」を選ばれた理由は何でしょうか。

萩原：機能要件を満たしており、かつ費用がリーズナブルだったからです。当社はWebメールでの運用を考えていたので、これまでとは異なり「メールサーバに障害があったら、過去のメールも閲覧できなくなる」という課題がありました。旧来どおり、自分のメールクライアントにデータをダウンロードしておけば、サーバに障害が起こってもデータが読めなかったり消えてしまう心配はありませんが、Webメールで運用しようとすると、どうしてもその課題は無視できません。仮に自社構築でそこを解決しようとすると、冗長化を施すなど、多大なコストがかかってしまいます。「OneOffice Mail Solution」は、そうした点をすべて対応し、かつサポートを含めた低コストなサービスなので、非常に魅力的でした。

石川：実際に、データセンターを見学に行ったことも、採用の決め手になりました。それまで当社ではASPを利用したことがなかったので、どこでどのように運用されているのかをきちんと把握しておきたかったのです。実際の現場を見学できたことは、とても良かったと思います。

採用決定から、導入までの流れを教えてください。

石川：導入を決定したのは2008年7月です。旧システムのサポート期限が近づいていたので、10月稼働は絶対条件でした。そして念のため、エンドユーザーにWebメールの操作に慣れてもらう試用期間を2週間設けることとし、9月中旬からの本格稼働を目指したのです。

導入で苦労した点はありましたか。

萩原：メールソフト自体をインストールする必要はありませんでしたが、同時期に標準Webブラウザの移行を行う予定だったので、Webブラウザの設定変更をエンドユーザーに依頼するとともに、ツールでの設定配信も並行して行いました。また、操作に関してはTOKAIコミュニケーションズから渡された資料を元に、よく使う機能に特化してマニュアルを作り、Webメール画面に掲載しました。そのほか細かいカスタマイズはいろいろありましたが、その1つにアドレス帳の整備があります。組織単位での宛先選択などが違和感なくできるように、提供機能の1つである「階層化アドレス帳」を使うことで対処しました。